展會(huì)策劃是指一次會(huì)展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。展會(huì)策劃書是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì)而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。
策劃的寫作要求：
內(nèi)容一：
展會(huì)名稱展覽策劃的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：基本部分，限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第25屆華夏園丁大聯(lián)歡”，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，則基本部分是“聯(lián)歡”，限定部分是“華夏”和“第25屆”，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“園丁”。
內(nèi)容二：展會(huì)地點(diǎn)
展會(huì)策劃選擇展會(huì)的地點(diǎn)，要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何，展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。
內(nèi)容三：辦展機(jī)構(gòu)
展覽策劃機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織，策劃，招展和招商等事項(xiàng)的有關(guān)單位。一個(gè)展覽會(huì)的展覽策劃機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位，承辦單位，協(xié)辦單位，支持單位等。
內(nèi)容四：辦展時(shí)間
辦展時(shí)間是指展覽計(jì)劃在什么時(shí)候舉行。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的象征：一是指舉辦展的具體參與日期。二是指展覽的籌展和撤展日期。三是指展覽對(duì)觀眾開放的日期。 ??
內(nèi)容五：展品范圍
展覽的展品范圍要根據(jù)展覽的定位，辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。根據(jù)展覽的定位，展品范圍可以包括一個(gè)或是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類。
內(nèi)容六：展辦的頻率段
辦展的頻率段的英文指展會(huì)的英文一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。
內(nèi)容七：展會(huì)規(guī)模
展覽規(guī)模包括三個(gè)方面的構(gòu)成：一是展覽的展覽面積是多少，二是投放單位的數(shù)量是多少，三是參觀展覽的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展覽時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要做出預(yù)測和規(guī)劃。在規(guī)劃展覽規(guī)模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展覽規(guī)模的大小將會(huì)受到會(huì)見觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。
內(nèi)容八：
展覽定位通俗地講，展覽定位就是要清晰地告訴參與企業(yè)和觀眾本展會(huì)“是什么”和“有什么”，準(zhǔn)確地說，展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況。展會(huì)定位要明確宣傳的目標(biāo)投放商和觀眾，辦展目標(biāo)，展會(huì)的主題等。
內(nèi)容九：展會(huì)價(jià)格和展會(huì)的初步預(yù)算
公告價(jià)格就是為展會(huì)的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦會(huì)議所需要的各種費(fèi)用和投入的預(yù)期的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。在策劃召開展覽時(shí)，要根據(jù)市場情況給展會(huì)確定一個(gè)合適的價(jià)格，這樣對(duì)吸引目標(biāo)納入商會(huì)參加非常重要。
內(nèi)容十：人員分工，招展，招商和宣傳推廣計(jì)劃
人員分工計(jì)劃，招展計(jì)劃，招商和宣傳推廣計(jì)劃是展會(huì)的具體實(shí)施計(jì)劃，這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施時(shí)會(huì)相互影響。
內(nèi)容十一：展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃，現(xiàn)場管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃
展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)的招展，招商，宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排?，F(xiàn)場管理計(jì)劃是展會(huì)開幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場進(jìn)行有效管理的各種計(jì)劃安排。展會(huì)相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期間同時(shí)舉行的各種相關(guān)活動(dòng)做出的計(jì)劃安排。